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街の不動産屋がクラウド化!Microsoft365!

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街の不動産屋がクラウド化!Microsoft365!

カテゴリ:ランドマークブログ


"クラウドなんてよくわからんし、大企業が使うものでしょ?"

"クラウドってデータを雲の上に預けるんでしょ?怖い~"

"中小企業にはクラウドなんて早いよ。"



と言われて、苦労してそうな人いそうだな~と思いまして、

本日は当社の経験を簡単に共有させていただきます~


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ーーーーー簡単に筆者の紹介ーーーーー

福岡で生まれ、高校から東京、Uターンで帰ってきたアラサー。

IT屋の営業マンで、名だたる企業にMicrosoft365

売り込んでいた元おのぼりが執筆します。

どうぞお付き合いください!

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー




はじめに...


本題に入る前に、なぜこの記事を書こうと思ったかの経緯を簡単に。。。


世の中のクラウドを導入しました!という記事を見ると、理想像が描かれた高度な内容の記事や、カッコよい言葉が並んでいる記事ばかりしか見つからないイメージです。


さあこれから導入して活用やろう!としているのは、より現実的な内容で、且つ、中小企業の方が多いと思います。

社長を説得するには、とにかく現実的なメリットを伝えなければ、承認はもらえないに違いありません。

そんな方々へ、この記事が届けばと思って、執筆します! 

 

この度当社にて、Microsoft365を導入し、フル活用しておりますので、その経緯やメリットを紹介させてもらいます!

Microsoft365を導入して、「"""無くなった"」という感じの記事に仕立てます~





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さあ、本題へ。今回は以下の2部構成です。



 ・なぜ街の不動産屋がMicrosoft365を導入する経緯に至ったの?

 ・Microsoft365を導入するメリットは?実務において何が変わったの?

 ・Office製品の活用方法のご紹介

 ・Teamsのチャットとテレビ会議の活用




なぜ街の不動産屋がMicrosoft365を導入する経緯に至ったの?


少数精鋭の街の不動産屋だからこそ、クラウドシステムを活用するしかないのです。

これまでは何事も(システムやサーバーも)「所有する」という考え方でした。

 

世の中には、餅は餅という言葉があります。

ITのことはIT屋さんに守ってもらうという発想のもと、この度、導入を決断しました。


言葉を変えると、お客様の様々な情報を預かり、自社のサーバーに保管していましたが、そのサーバーとデータを守る自信はありませんでした。

それは、物理的”にも、”仮想的”にもです。

 

物理的というのは、サーバーに水を掛けたり、火で炙れば、一瞬でその中にあるデータは吹き飛びます。

昨今においては、予想以上の雨量による豪雨・洪水被害、台風、火災、そして間もなくやってくるかもと言われている南海トラフ地震など。。。


予期せぬ事態でサーバー内の情報を失う可能性が非常に高く、その際の事業リカバリーを考えたことはありますか?

悪意のある人がサイバーアタックを仕掛けて、所有するサーバーのデータを守れる自信はありますか?ということです。




Microsoft365にすることで、、、



物理的には、Microsoftが管理する堅牢なデータセンター(世界中に200近くあります)にデータが保管されます。

例え、どこかの大陸が沈没しても、データのバックアップまでとっているので、不測の事態が発生してもデータを喪失する可能性は、限りなく0に近いのです。という訳で、


サーバーを所有する必要が無くなりました!


 

仮想的には、Microsoftが何百億円とサイバーセキュリティに投資しており、Microsoft365の牙城を最先端のセキュリティエンジニアたちが守ってくれています。

一日50億、100億と言われる数の新たなコンピューターウイルスが作られていると言われている中で、街の不動産屋はそんなところに時間とパワーは避けませんw そんな技術はありませんw

 

という訳で、これまでは、サーバーを保有していましたが、Microsoft365のクラウドに社内システムをお引越しさせることで、


物理的にも、仮想的にも、データを失うリスクを(限りなく0に近い形まで)無くしました!

 



Microsoft365を導入するメリットは?実務において何が変わったの?


Microsoft365は何ができるの?という話になりますね。

ライセンスを契約すると、上記で記載したデータの冗長化などはもちろんのこと、

基本的には以下の機能がどのライセンス費用の中に含まれています。

 

 ・WordExcelPowerPoint といったOffice製品、(①後述)

 ・チャットや、資料などの情報共有、通話やビデオ会議ができるTeams(②後述)

 ・メール(OutlookExchangeOnline

 ・ファイル保管やポータル機能を要するSharePointOneDrive

 

 ▼ここからは少し玄人向けの機能

 ・アンケート機能のForms

 ・コーディングなしで自動化処理(RPAみたいなもの)ができるPowerAutomate

 ・コーディングなしでシステムが作れるPowerApps


  その他いろいろ機能が付いています!

 


 

①Office製品の活用から。


Microsoft365にするとクラウド機能を生かした同時編集がどの場所からも可能になります。

地球の裏側にいてもインターネットさえあれば、同時編集が可能です。

ITに詳しい人から言わせると、社内環境にVPN接続して、、というのも不要です。

 

これを実現したことによって、皆がアクセスするファイルを同時に閲覧、編集ができるようになりました。

つまり、これまでは誰かがファイルを開いていたら、ファイルを閉じてもらって、という、


"待ち時間""無く"なりました!


 

ちょっとしたことですが、業務効率は遥かに上がり、この同時編集からはもう離れられないと思います。

 




②Teamsのチャットとテレビ会議の活用


不動産屋には、とっても、とっても、、電話が掛かってきます。

この部屋は空いていますか~、入居中の部屋でこんなことが起こりました~などなど、

多いときは1日に100件近くざらに電話が鳴ります。。。

鳴りやまないじゃないかと心配になるときもありますw


 

これまでの当社の働き方は、

社員が外出した際に電話が掛かってきた場合の伝言は、

紙のメモ用紙に必要情報を記載して、という流れでした。


果たして、その紙をうっかり捨てたらどうなるのか?風で吹き飛んで闇に葬られたらどうするのか?

電話を受けたものは緊急を要しないだろうと判断してメモを残していて、それが緊急だったらどうする?

紙のメモだと、いつ何が起きたかなどの記憶は各人の脳みそに委ねるしかない状況などの不安要素がありました。

 

そこで!

その業務自体をTeamsのチャット機能にすべて移し替えました。

時間も内容も全てMicrosoft365に刻まれるので、情報伝達だけでなく、脳みその一部も担ってくれているのです。

 

これを実現したことで、


"紙のメモ""情報伝達漏れ" が無くなりました!

 

 

不動産の仕事は、衣食住の中でも「住」は、人生において軽い気持ちで判断できないものですし、

一度契約すると年単位での契約になる為、

Amazonや楽天市場のようにポチポチ購入や契約ができるものでなく、

その物件にお客様が合う合わないもあるので、対面やその物件を内見を~など、現場での仕事が基本です。

 

とはいえ、パンデミックになり、接客方法が見直された昨今においては、スマホやPCの画面を通して、という話もありました。

入居者様だけでなく、協力会社様などに関しては、Web会議でというケースが日に日に増えています。

 

というように、接客の手段を増やすことができ、



機会損失を(限りなく0に近い形まで)無くすことができると思います!

 


 

最後に...


全般的な話になりますが、


コミュニケーションをクラウド化し、可視化することができるようになったことで、

・色々なお知らせや、やり取りを確実に共有ができるようになりました!

  ⇒外出している人間がいたとしても、どのタイミングであっても、すべての社員が同じ情報を把握できます。

 

・過去のやり取りなどをさかのぼることができ、有事の際にとても役に立ちます!

  ⇒過去のやりとりだけでなく、タイムスタンプがとても役立つタイミングがあります。

   人間の記憶力には限界があるので、よく助けてくれる存在です。

 

PCの画面上で仕事が捗るようになり、紙が少しずつ減ってきています!

  ⇒Microsoft365導入前と導入後のコピー代金を比べてみると、25%前後節約になりました。

 

・何より、世界のマイクロソフトが我々の情報資産を守ってくれているので、

 自分たちで守るよりはるかに安心です!

   ⇒ありがとうマイクロソフト。これからもよろしくです。


 

今回、執筆した内容は、氷山の一角で、導入経緯のファーストステップの1つの要素に過ぎないです。

これからも山ほど、このブログに執筆して、皆様のお役に立てればと思っています。


 

この程度のITコンサルであれば、ご相談に乗れますので、業種などの垣根は関係なく、

中小企業を盛り上げようとされている方お気軽にお問い合わせください!(来ますよーに!笑)




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